Stevnekomiteen er ansvarlig for gjennomføring, planlegging og evaluering av alle stevner i BSVs regi og sørge for at de gjennomføres på best mulig måte.
Stevnekomiteens leder utpekes av styret, og leder har fullmakt til selv å utpeke komitemedlemmer. Leder har et overordnet ansvar for gjennomføring av stevnet. Klubbens administrasjon bistår stevnekomiteeleder.
Stevnekomiteen består videre av:
- Tidtakeransvarlig
- Sekretariatsansvarlig
- Cafeansvarlig
- Rigg/ ryddansvarlig
Gjennomføring av stevner gjennomføres etter klubbens gjeldende terminplan. Datoer for stevner planlegges i samarbeid med Sportslig og Daglig leder.
Stevnekomiteens største utfordring er Bærum Open. Denne arrangeres i starten av desember i Nadderudhallen.
Tidtakerasvarlig
Det er en fordel om tidtakeransvarlig innehar dommerkompetanse, men dette er ikke et krav. Oppgaver for tidtakeransvarlig:
- Møter i stevnekomiteen
- Sette opp lister over deltakere ved stevner
- Varsle tidtakere i god tid før stevnet, sende ut tidtakerinstruks til alle tidtakere via e-post
- Ta kontakt med tidtakere i forkant av stevnet for å få bekreftet at de kommer som oppsatt
- Varsle stevneleder umiddelbart dersom det oppstår problemer med å dekke tidtakerbehovet
- Sørge for at utstyr er på plass før oppmøte av tidtakere
- Ta imot tidtakerne ca 30 min før stevnet starter
- Opplæring av tidtakere i forkant av stevnet
- Lede tidtakerne under stevnet
Klubben har utarbeidet en instruks for tidtakere som sendes ut i forkant av stevnet. Denne kan fås ved henvendelse til klubbens administrasjon.
Cafeansvarlig
Cafeansvarlig er ansvarlig for drift av cafe, inngang og dommerservering før, under og etter stevner. Personen skal ha kontroll på bestilling av mat og drikke, levering av kaker, vaffelrøre osv og mannskap til å gjennomføre et stevne.
Personen har også ansvar for opptelling av kassen, føring av kassedagbok, samt sponsorer i cafeen. Det er en fordel om Cafeansvarlig setter sammen en egen cafekomite som kan bidra inn, da dette er en stor og viktig rolle i klubben.
Rigg/ ryddansvarlig
Rigg/ ryddanvsvarlig er ansvarlig for mye av den praktisk gjennomføring av stevner. Dette innebærer å kalle inn frivillige, sette opp vaktlister for opp- og nedrigg, samt rydding underveis i hallen. Medlemmer i denne gruppen bistår i å hente f.eks tidtakerutstyr, frakte utstyr som trengs under stevnet fra Hundsund bad til gitt svømmehall og også frakte dette tilbake. Før, under og etter stevnet bistår man i å henge opp bannere og teknisk utstyr, bistå lydmann og tidtakerbord, rydding i hallen osv.