1. Hensikt
1.1 Hensikten med denne styreinstruksen er å fastsette styrets ansvar og oppgaver, samt de administrative rutiner for styrets arbeid i BSV. Instruksen er basert på klubbens vedtekter samt generelle prinsipper for god virksomhetsstyring.
1.2 Styreinstruksen godkjennes av Styret. Styret kan endre styreinstruksen når de finner det formålstjenelig.
1.3 Nye styremedlemmer skal få seg forelagt denne instruks sammen med vedtekter og instruks for Daglig Leder.
1.4 Styrets medlemmer forplikter seg til å følge denne styreinstruksen.
1.5 Det er utarbeidet egen instruks for Daglig Leder.
2. Styrets ansvar
2.1 I henhold til kubbens vedtekter har Styret det overordnede ansvaret for forvaltning av klubben og å overvåke den daglige drift og dets aktiviteter generelt. Styrets ansvar inkluderer en forsvarlig organisering og fastsettelse av planer og budsjetter. Styret skal videre påse at klubbens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal videre beslutte klubbens virksomhetsplan og fatte beslutninger som danner grunnlaget for at ledelsen kan forberede og implementer de nødvendige endringstiltak. Klubbens virksomhetsplan skal revideres periodisk, normalt hvert tredje år.
2.2 Styret anser følgende forhold å være av spesiell viktighet:
- Påse at klubbens virksomhet er forsvarlig organisert, herunder også Bassengdrift AS (BAS).
- Påse at det etableres et tilfredsstillende og dokumentert internkontrollsystem for både BSV og BAS.
- Påse at internkontrollsystemet etterleves.
- Holde seg oppdatert om klubbens økonomi og påse at klubbens aktiviteter, regnskaper og formuesforvaltning underlegges forsvarlig kontroll.
- Vedta klubbens forretningsplan og nødvendige tiltak for å realisere mål og delmål i denne.
- Vedta klubbens budsjetter.
- Gjennomgå og godkjenne klubbens kvartalsvise regnskaper, herunder årsregnskapet, og utarbeide årsmelding og styrets beretning.
- Overvåke at klubbens egenkapital er forsvarlig ut fra risikoen og omfanget av klubbens virksomhet.
- Ta stilling til alle saker som vurderes til å være av ekstraordinær karakter eller av spesiell viktighet for klubben.
- Fatte vedtak i alle saker av strategisk karakter eller saker hvor dette kreves i henhold til lov eller annen offentlig regulering.
- Vedlikeholde og kommunisere klubbens verdigrunnlag og sørge for at verdiene etterleves
- Sørge for god kommunikasjon og høy grad av tillit både internt som og overfor klubbens medlemmer / foreldre, NSF / NIF, leverandører, andre klubber og offentlige myndigheter.
3. Selvevaluering
3.1 Styret skal hvert år vurdere sine aktiviteter og kompetanse og på oppfordring rapportere resultatene til valgkomiteen. Rapporten skal inkludere en vurdering av styrets sammensetning og i hvilken grad styrets medlemmer som en gruppe og individuelt møter de mål som er satt for Styret.
4. Administrative prosedyrer
4.1 Så raskt som praktisk mulig etter styrevalg på årsmøtet skal styret konstitueres. For å få bevissthet rundt styrerollen, sette nye styremedlemmer inn i styrets arbeid og for å fastsette styrets arbeidsplan skal administrasjonen tilrettelegge for et oppstarts / planleggingsmøte. Dette møtet skal også inneholde et kurs i styrearbeid med fokus på styrets rolle og aktuelle problemstillinger for styrearbeid i idrettsklubber og skal gjennomføres seneste innen utgangen av august.
4.2 Styret skal normalt behandle saker i møter. Styreleder kan imidlertid beslutte at saker kan behandles på andre måter, f.eks. ved e-postutveksling og telefonkonferanser. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling av saker som behandles uten møte. Hvert styremedlem kan kreve at saker behandles i et møte. Klubbens årsregnskap, årsberetning og årsmelding skal alltid behandles i et møte.
4.3 Styret skal utarbeide en plan for sine møter og øvrige aktiviteter. Planen skal baseres på styrets viktigste ansvarsområder og oppfyllelsen av disse. Det skal minimum avholdes ett møte annen hver måned.
4.3 Daglig leder skal i samråd med styrets leder forberede de saker som skal behandles i styret. Daglig leder er ansvarlig for at de saker som skal behandles blir forberedt og presentert slik at det gir styret tilstrekkelig grunnlag for de beslutninger som skal tas.
4.4 Et hvert styremedlem kan kreve at det avholdes styremøte for å diskutere spesifikke forhold. Styremøtene skal normalt innkalles med minimum fem dagers varsling. Møteinnkallingen skal inneholde en agenda for møtet og det nødvendige underlag.
4.5 Styremedlemmer som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal omgående varsle om dette. Det samme gjelder daglig leder.
4.6 Styremøtene ledes av styreleder. Hvis verken styreleder eller nestleder er tilstede, velger styret en møteleder.
5. Beslutningsdyktighet
5.1 Styret er beslutningsdyktig hvis mer enn halvparten av dets medlemmer er tilstede. Styret kan imidlertid ikke fatte beslutninger om ikke alle styremedlemmer er gitt mulighet til å delta.
5.2 Gyldig styrevedtak forutsetter at et flertall av de tilstedeværende styremedlemmer har stemt for forslaget.
6. Inhabilitet
6.1 Et styremedlem må ikke delta i behandling av spørsmål om avtaler mellom BSV / BAS og vedkommende selv, eller om søksmål mot vedkommende selv, eller om avtale mellom BSV / BAS og tredjemann, eller søksmål mot tredjemann, for så vidt der vedkommende eller nærstående person kan ha en vesentlig interesse som kan være stridende mot klubbens interesser, eller hvis styremedlemmet oppfatter seg selv som inhabil. De øvrige styremedlemmer kan beslutte om det foreligger inhabilitet eller ikke.
6.2 Et styremedlem kan ikke delta i behandling av lån, kreditt eller sikkerhet knyttet til egen person eller nærstående.
7. Styremøteprotokoller
7.1 Daglig leder har ansvar for at det utarbeides utkast til protokoll fra styremøtene. Dette skal sendes styret for kommentarer senest innen en uke etter at styremøtet er avholdt. Endelig protokoll godkjennes og underskrives i neste møte. Daglig leder skal påse at protokollene oppbevares forsvarlig.
7.2 I protokollen skal det angis møtested, tid, deltakere fra styret og ledelse, beslutningsdyktighet, hvem som ledet møtet, om alle styremedlemmer hadde blitt innkalt, samt prosedyrer for diskusjoner og beslutninger for de saker hvor dette er relevant. Protokollen skal angi hovedpunktene fra diskusjonene og de beslutninger som ble fattet.
7.3 Styremedlemmer som er uenig i forslag til vedtak må gjøre dette klart gjennom sin stemmegivning. I protokollen skal det ved ulik stemmegivning blant styrets medlemmer alltid angis hvem som stemte for og i mot.
7.4 Alle styremedlemmer skal underskrive protokollene. Medlemmer som ikke var tilstede skal underskrive som bekreftelse på at de har lest protokollen.
8. Konfidensialitet
8.1 Styremedlemmene skal behandle all informasjon som ikke er offentlig kjent og som de mottar som styremedlemmer som fortrolig. Medlemmene skal sikre den informasjon de mottar slik at ingen utenforstående får tilgang til denne. Styret kan i spesielle situasjoner beslutte å gjøre unntak fra disse konfidensialitetsbestemmelser.
8.2 Styrets medlemmer skal ikke uttale seg offentlig eller til utenforstående om saker som har vært eller skal behandles av styret og som ikke er offentlig kjent. Nødvendig kommunikasjon utad ivaretas av styreleder eller daglig leder.